Il est normal que des collaborateurs quittent votre entreprise. Mais lorsqu’ils partent, ils emportent avec eux toute leur expérience, leurs compétences et leurs connaissances, et vous vous retrouvez alors avec un personnel moins performant.
Vos opérateurs jouent un rôle clé dans le secteur industriel. Malgré l’essor de l’automatisation et des systèmes cyber-physiques avancés, les personnes resteront toujours à l’avant-garde de l’innovation et au cœur de toute entreprise. Leurs compétences, leur expérience et leurs connaissances sont essentielles au bon fonctionnement d’une entreprise prospère. Mais que se passe-t-il lorsque ces collaborateurs ne travaillent plus pour vous ?
Heureusement, il existe une solution simple et intelligente : capturer le savoir-faire de vos collaborateurs expérimentés et le diffuser à l’ensemble de votre personnel grâce à un logiciel de procédures de travail. Ainsi, lorsque des collaborateurs quittent l’entreprise, vous êtes toujours prêt à former et à outiller la prochaine génération d’employés.
Cela semble plus facile à dire qu’à faire, mais je vous assure que c’est simple. Laissez-moi vous montrer comment cela fonctionne.
Le problème est bien réel
Que votre entreprise doive réduire ses effectifs ou que vos employés partent de leur plein gré, le problème de la perte du savoir-faire de votre entreprise est bien réel. Selon le Bureau of Labor and Statistics, le taux moyen de départs dans le secteur manufacturier s’élevait à 33,26 % entre 2016 et 2020.
Cela signifie qu’environ 3 employés sur 10 quitteront votre entreprise chaque année !
À cela s’ajoute le déficit croissant de compétences, qui devrait laisser 2,4 millions de postes non pourvus d’ici 2028. En raison de la pénurie de main-d’œuvre qualifiée, les industriels doivent se tourner vers des étudiants en stage d’été, des stagiaires et des employés inexpérimentés.
La question se pose donc : comment préserver le savoir-faire tacite de votre personnel et le transmettre à la génération suivante — ou mieux encore — à votre prochain employé ? Existe-t-il un moyen de laisser les employés aller et venir tout en conservant l’expérience et le savoir-faire précieux qu’ils ont accumulés au fil des ans ?
La réponse est oui ! Vous devez capitaliser sur les atouts, la créativité et les connaissances de vos employés afin de pouvoir partager une méthode standardisée avec le reste du personnel. Ce faisant, vous centralisez les connaissances clés relatives aux processus de votre entreprise.
Découvrons les trois principaux avantages de la capitalisation des connaissances tacites et comment cela contribue à une main-d’œuvre plus performante, à une formation plus rapide et à une valeur ajoutée accrue pour le client.
Cela s’est produit au moins une fois dans chaque organisation. « Fred » prend ses premières vacances depuis 10 ans, et alors qu’il est enfin déconnecté du monde, un employé de l’atelier se rend compte que Fred était le seul à savoir faire fonctionner une machine spécifique. La direction et les employés perdent alors du temps à essayer de résoudre le problème, alors qu’ils auraient simplement pu documenter le processus au préalable.
La principale raison pour laquelle nous souhaitons capturer ce savoir tacite est de pouvoir l’utiliser au profit du personnel. Une connaissance détaillée des processus, présentée dans une solution intelligente telle que le logiciel d’instructions de travail VKS, permet aux collaborateurs d’accomplir des tâches qu’ils n’effectuent pas habituellement. De plus, ils peuvent mener à bien ces tâches en toute confiance, comme si Fred était à leurs côtés pour leur prodiguer ses conseils avisés.
Grâce à un savoir-faire tacite correctement capturé, les informations clés sont diffusées auprès de l’ensemble du personnel qualifié. Lorsque votre opérateur le plus expérimenté part à la retraite ou prend des vacances, vous pouvez être assuré que le travail sera effectué correctement. Le savoir-faire tacite de tous vos employés est stocké et accessible à toute personne qui en a besoin.
Apprendre à quelqu’un à effectuer une tâche complexe peut prendre beaucoup de temps, sans parler de lui transmettre toutes les astuces et tous les conseils. En général, ce niveau d’expérience et de rendement ne s’acquiert qu’avec le temps. Mais tout cela change grâce aux logiciels de procédures de travail. Les employés reçoivent un guide complet et interactif qui les accompagne tout au long de la procédure. Cela permet aux entreprises de réduire considérablement leurs temps de formation.
« Grâce aux instructions de travail VKS, nous avons pu réduire de moitié notre temps de formation. Nous sommes passés d’un programme de formation de deux mois à un programme d’un mois. Cela a constitué un atout considérable pour notre formation et continuera de l’être à l’avenir. » – George Englis, responsable de la formation opérationnelle chez Chesterton
En utilisant un logiciel de procédures de travail qui stocke le savoir-faire et les meilleures pratiques de votre personnel, les employés peuvent travailler activement en atelier tout en acquérant de nouvelles compétences.
En standardisant les processus de vos meilleurs employés à l’aide d’un logiciel de procédures de travail, chaque employé dispose d’un accès rapide aux principaux modes de fonctionnement. Cela contribue grandement à éliminer les défauts et à améliorer la qualité des produits.
Fini les étapes oubliées, les assemblages incorrects ou les variations de processus. La meilleure méthode est standardisée, ce qui se traduit par une efficacité et une cohérence accrues lors de l’assemblage. S’il existe un processus standard, vous avez alors plus de chances d’atteindre un niveau de cohérence standard.
« Avant, je demandais : “Comment avez-vous fabriqué cela ?” Désormais, je demande plutôt : “Avez-vous suivi les instructions de travail ?” » – Jill Howe, responsable de l’ingénierie de fabrication chez Nidec
Si les fabricants ne parviennent pas à adopter les technologies et les pratiques modernes, ils risquent de se heurter à un obstacle au développement qui entrave l’efficacité de leur main-d’œuvre. Cela peut se traduire par une dépendance excessive à l’égard d’un savoir-faire tacite non documenté et par une sous-estimation des personnes qui créent de la valeur.
Les connaissances et l’expérience de vos collaborateurs constituent un atout inestimable qui doit être consigné et exploité au maximum pour les années à venir. En capitalisant sur le savoir tacite de vos employés, votre entreprise peut faire un grand pas en avant vers un mode de fonctionnement plus intelligent.
De nombreuses entreprises ont cherché cette solution, mais seules les plus performantes ont su la mettre en œuvre, s’y engager et aller de l’avant. Votre entreprise sera-t-elle la prochaine ?
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